一般在找到適當的會議活動策劃承辦商以后，并不意味著作為會議執行方的你就沒有什么可做的了，要想會議可以順利進行，策劃之家覺得還需要主辦方深入把握許多細節工作。

　　1、 在會議開始之前，全局性的總體策劃還得由你來做，做出會議進程“時間進度表”;

　　2、 要是會議形式相對鄭重，除電話聯系以外，需要以書面文件或者通知單、邀請函的形式和各單位聯系，并得到明確答復(比如書面文件或者通知單、邀請函需特殊制作，您還要和印刷廠商協商處理)。

　　3、 會議開始的時候參與報到工作，作好協調工作，分發資料，同時能夠認識新朋友，加深和老朋友的關系。要是和會代表是要交會務費的，您還要負責收取會務費。

　　4、 得到會議活動策劃承辦方開出的可提供的服務項目表，針對所需的服務和會議承辦方簽署相關協議、合同，以法律手段保障自己的合法權益。

　　5、 您一定要自己制定出會議日程表以及會議演講稿及相關報告內容，要是會議內容并不涉及內部機密，也可把情況告之會議承辦方，請他們協助制定。

　　6、 在有了會議承辦方幫助聯系酒店、機場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時，根據“時間進度表”進行及時的詢問，落實計劃的進度。

　　7、 正式會議開始之前，檢查會場的布置工作(燈光、音響、場形、綠化和特殊設備)，保證萬無一失。

　　8、 報到結束以后，及時通知會議承辦方準確的人數、房間數，多出或少出的房間及時和酒店協商解決，避免酒店和您不必要的麻煩。

　　9、 一般情況下以電話通知各單位在什么時候、什么地方舉行會議，并確認各單位與會代表人數。

　　10、 制定與公司和這個會議的總目標相一致財務預算，定金通常是先預交總費用的50%，其余費用會議結束的時候一并解清。

　　11、 與會議承辦方協商制定出合理的用餐、叫醒、開會時間。

　　12、 做好會議期間的協調工作。

　　13、 會議結束以后，根據實際情況做出此次會議的總結報告，備檔。